Das Exchange-Dilemma
Die digitale Kommunikation per E-Mail ist die grundlegende Säule für den operativen Austausch in modernen Unternehmen. Lange Zeit, besonders ab Mitte der 2000er Jahre, dominierte Microsoft Exchange Server dieses Feld mit einer breiten Funktionspalette und einer etablierten Marktposition. Für viele Organisationen wurde es zur de-facto-Standard-Lösung für Mail-, Kalender-, und Aufgabenmanagement (Groupware), zumeist auf eigenen, lokal betriebenen Servern.
Die strategische Ausrichtung von Microsoft hat sich jedoch grundlegend verändert: heute liegt der Fokus des Unternehmens entschieden auf Microsoft 365, einer Cloud-basierten Suite mit dem Modul Exchange Online, das die zuvor auf dem lokalen Server gehosteten Funktionen zentral von Microsoft-Servern bereitstellt.
Mit dieser Umstellung bringt Microsoft auch eine neue Lizenzierungsstrategie für die traditionelle Exchange Server Software, die weiterhin lokal installiert werden kann: Seit Juli 2025 existiert die „Microsoft Exchange Server Subscription Edition“, welche nur dann eine vollständige Funktionsumgebung und langfristige Unterstützung mit Sicherheitsupdates bereitstellt, wenn Unternehmen ein „Software Assurance“ genanntes Abonnement abschließen. Exchange Subscription Edition ist außerdem funktional identisch zur bereits sechs Jahre alten und ab Herbst 2025 nicht mehr unterstützten Version Exchange 2019. Eine funktionale Weiterentwicklung der Software ist aufgrund der Cloud-Strategie von Microsoft nicht zu erwarten.
Die strategische Absicht von Microsoft ist klar: Der Fokus liegt darauf, Endnutzer schrittweise zum Umstieg auf Microsoft 365 und damit in die Abhängigkeit von ihren Cloud-Diensten zu bewegen.
Die Alternative
Grommunio ist eine moderne, in Europa entwickelte Alternative zu Microsoft Exchange und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre digitale Kommunikation und Zusammenarbeit souverän, sicher und unabhängig von US-amerikanischen Cloud-Diensten zu gestalten. Die Lösung richtet sich insbesondere an Organisationen, die auf Datenschutz, digitale Selbstbestimmung und volle Kontrolle über ihre Infrastruktur Wert legen.
Im Gegensatz zu Exchange Online, das ausschließlich in der Cloud betrieben wird, erlaubt Grommunio den vollständigen On-Premises-Betrieb sowie hybride Szenarien. Damit bleibt die Entscheidung über den Speicherort sensibler Kommunikationsdaten vollständig in der Hand des Betreibers – ein entscheidender Aspekt in Zeiten zunehmender regulatorischer Anforderungen und wachsender Sensibilität für Datenschutzfragen, insbesondere im Kontext der DSGVO.
Ein wesentliches Merkmal von Grommunio ist seine Offenheit: Die Software ist vollständig Open Source und wird aktiv weiterentwickelt. Der offene Quellcode schafft Transparenz, fördert Sicherheit durch Community-Review und ermöglicht eine nachhaltige, auditierbare IT-Strategie ohne versteckte Abhängigkeiten von proprietären Herstellern. Für viele Unternehmen bietet dies nicht nur technologische, sondern auch strategische Vorteile.
Funktionsgleich zur Exchange-Plattform
Grommunio steht Microsoft Exchange in Bezug auf die Funktionsvielfalt in nichts nach. Neben E-Mail, Kalender und Kontakten unterstützt die Plattform auch Aufgabenmanagement, Dateiaustausch, Videokonferenzen und Mobile Device Management – alles integriert in einer gemeinsamen, benutzerfreundlichen Oberfläche. Die vollständige Outlook-Kompatibilität sorgt dafür, dass bestehende Arbeitsprozesse nicht angepasst werden müssen: Anwender können ihre gewohnte Umgebung weiter nutzen, ohne Schulungsaufwand oder Funktionseinbußen befürchten zu müssen.
Technologisch basiert Grommunio auf Linux, was nicht nur in puncto Stabilität und Sicherheit Vorteile bietet, sondern auch den Betrieb auf einer breiten Auswahl an Hardware- und Virtualisierungsplattformen ermöglicht. Die Modularität und Offenheit des Linux-Ökosystems begünstigt außerdem eine nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften und erleichtert die Automatisierung von Wartung und Betrieb.
Kosten- und Lizenzvorteile
Auch wirtschaftlich ist Grommunio eine attraktive Option: Im Vergleich zur lizenzintensiven Microsoft-Welt bietet Grommunio ein deutlich günstigeres Kostenmodell – insbesondere durch Wegfall von Exchange-spezifischen Client Access Lizenzen (CALs) und transparente, planbare Betriebskosten. Zudem ermöglicht das flexible Lizenzmodell sowohl kleinen Unternehmen als auch großen Organisationen einen skalierbaren, bedarfsorientierten Einsatz.
Mit Grommunio steht somit eine zukunftsfähige, europäische Groupware-Lösung zur Verfügung, die technologische Unabhängigkeit, volle Funktionalität und wirtschaftliche Effizienz vereint – ein zentraler Baustein für echte digitale Souveränität.